6.1 Bedrijfsvoering

1 Organisatie ontwikkeling 'Doorbouwen en Vernieuwen'

1.1 Resultaatgericht werken met gebruik van 'agile' tools. Ook de aansturing van de opgaven richten we steeds meer op een samenhangende en 'agile' manier in, zowel op bestuurlijk (college) als ambtelijk (management) niveau.  
1.2 We werken in samenhang met partners in de stad aan deze vraagstukken. Daarbij organiseren we flexibiliteit en slagkracht.
1.3  Voor ons als gemeente is het steeds lastiger om voldoende en goed gekwalificeerd personeel te vinden. Die eigen gemeentelijke uitvoeringskracht is een kritisch aandachtspunt, gezien de opgaven waarvoor wij staan. Denk alleen al aan de werkzaamheden die per direct moeten worden opgepakt, zoals in 2020 de coronacrisis en nu de extra opvang van vluchtelingen. Maar ook de groei van de stad leidt simpelweg tot meer werk voor de gemeente, waarbij de handen en ons organisatievermogen zijn achtergebleven.
Wij investeren actief in de toekomst van Amersfoort en de nadruk komt te liggen op uitvoering. Tegelijk moet de dienstverlening op peil blijven. Voor het uitvoeren van de opgaven in deze begroting is extra slagkracht nodig, die deels al in het coalitie-akkoord is voorzien. Daarom stellen wij voor om een bedrag van € 6 miljoen structureel beschikbaar te stellen om daarin een flinke slag te maken, onze dienstverlening op peil te houden en de opgaven in deze begroting te kunnen oppakken. Met de Kadernota volgend jaar volgt mogelijk nog een extra impuls – denk bijvoorbeeld aan het op orde krijgen van de regionale samenwerking, die steeds belangrijker wordt om onze maatschappelijke opgaven van een adequaat antwoord te voorzien.

2.1 Het verbeteren van onze dienstverlening via de 'klantreisbenadering' en door het stimuleren van permanente verbeterstructuren binnen onze klantteams.
De klantreisbenadering geeft antwoord op: hoe klanten (inwoners/ondernemers) onze dienstverlening ervaren. Op welke zaken zit de klant echt te wachten, wat levert toegevoegde waarde volgens onze klanten? Hoe richten we onze dienstverlening in?
2.2 Het digitaliseren van onze bedrijfsvoering en (deels) ook onze dienstverlening, met oog voor privacy, behoud van de menselijke maat en bescherming van data.
2.3 Het 'Omgevingswet' proof maken van onze werkwijzen en bedrijfsprocessen (omgevingsvisie, omgevingsplan, omgevingsvergunning) en het aansluiten op het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).

3.1 Eind 2021 heeft de gemeenteraad het schetsontwerp en het investeringskrediet voor het Huis voor de Stad op de Trapeziumlocatie vastgesteld. Dat wordt in 2022 uitgewerkt tot een Definitief Ontwerp in interactie met de gebruikers, de stad en de Raad. In 2023 moet de uitvoering starten zodat het eind 2025 in gebruik genomen kan worden.
3.2 Daarnaast hebben we in 2021 en 2022 het huidige stadhuis aangepast voor het activiteitgericht en hybride werken. Daarin hebben we onze ervaringen van het thuiswerken (corona-periode) verwerkt. Uitgangspunt blijft, dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie zijn belegd. Binnen de mogelijkheden van de aard van het werk, kunnen medewerkers zelf bepalen waar en hoe zij (samen)werken. Het stadhuis blijft de thuisbasis en ontmoetingsplek.

4.1 Via onder andere strategische personeelsplanning, vernieuwing van ons (talentgerichte) personeelsbeleid en moderne arbeidsmarktcommunicatie werken we aan aantrekkelijk werkgeverschap, maar bovenal aan een toekomstbestendig en wendbaar personeelsbestand. We zetten in op ontwikkeling van ‘21ste eeuwse vaardigheden’ (digitale vaardigheden, persoonlijke ontwikkeling en samenwerken), talentontwikkeling en (persoonlijk) leiderschap. 
4.2 Daarnaast werken we aan een inclusieve en diverse organisatie langs de pijlers “veiligheid, bewustwording, ontmoeting en zichtbaarheid”. Met het vaststellen van en uitvoering geven aan de activiteiten uit de beleidsnotitie ‘Inclusieve organisatie 2022-2026’ zetten we in op onze ambitie om een aantrekkelijke werkgever te zijn, met medewerkers die zichzelf kunnen zijn en waarbij hun talenten maximaal benut worden om de opgaven voor de stad te realiseren.
4.3 Tenslotte past ook het creëren van garantiebanen en de bijbehorende begeleiding binnen onze doelstellingen. Daar zetten we verder op in.  

2 Informatievoorziening

1.1 Stabiliteit en continuïteit zijn technisch gewaarborgd. We voeren noodzakelijke technische veranderingen door om redenen van efficiency en besparingen.
1.2 Implementeren van (kwaliteits)eisen vanuit wet- en regelgeving is een vast onderdeel van onze bedrijfsvoering: data, gegevens en informatie bewaren we met oog op gegevensbescherming, informatiebeveiliging en bewaartermijnen. Onze toezichthouders zien hier op toe.

2.1 We maken gebruik van de ontwikkelingen rond dataficering en digitalisering. We dragen op deze manier zorg voor onderbouwde besluiten en beleid. We hebben hierbij oog voor de publieke waarden die passen bij goed openbaar digitaal bestuur.
2.2 In 2021 is de Klankbordgroep Digitalisering & Ethiek opgericht waarin zeven inwoners zitten. We kunnen deze Klankbordgroep om raad vragen wanneer we nieuwe technologie met dataverzameling toepassen en waarbij mogelijk ethische aspecten een rol spelen.
2.3 Informatie voor stad en organisatie is waar mogelijk als open data beschikbaar, eenvoudig ontsloten, snel toegankelijk en van hoge kwaliteit. Voor uitwisseling van data zorgen we voor consistentie waarbij we regelmatig steekproeven nemen om de kwaliteit meetbaar te maken.
2.4 We werken aan goede sturingsinformatie in de uitvoering van onze gemeentelijke kerntaken en om te ondersteunen bij besluitvorming en verantwoording richting de politiek.
2.5 We zijn transparant over het gebruik van (persoons-) gegevens van burgers in algoritmen en de daaruit voortkomende besluitvorming. Hiervoor stellen we een algoritmeregister op.

3 Openbaarheid in het kader van de Wet open overheid

1.1 We creëren bewustwording bij bestuur en organisatie over openbaarheid en transparantie. Ook besteden we daarbij aandacht aan informatiebewustzijn: het belang van goede archivering ten behoeve van het democratisch proces.
1.2 We richten een kwaliteitscyclus in om onze informatie voor stad en organisatie toegankelijk en begrijpelijk te maken en te houden. Hierbij volgen we de richtlijnen vanuit het kwaliteitshandboek informatiebeheer, zoals bepaald in de Archiefwet.
1.3 We hebben afspraken intern en met onze belangrijkste verbonden partijen en samenwerkingspartners over informatieopslag en actieve openbaarmaking.
1.4 We analyseren ons proces rondom informatie- en Woo-verzoeken en versnellen waar mogelijk het traject van aanvraag tot het delen van informatie aan belanghebbenden.
1.5 We besteden aan en starten met implementeren van een digitaal archief, zodat onze digitale informatie bewaard blijft, beheerd wordt en beschikbaar kan worden gesteld aan inwoners en andere belanghebbenden.
1.6 We sluiten zo spoedig als mogelijk aan op het landelijke platform PLOOI en zorgen ervoor dat de vastgestelde elf informatiecategorieën volgens de wettelijke volgorde worden gepubliceerd.