Bedrijfsvoering

Strategische Personeelsplanning en arbeidsmarkt
We werken aan een organisatie die toekomstbestendig, gezond en goed uitgerust is om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren en de grote opgaven uit het coalitieakkoord te (helpen) realiseren; zowel in kwantitatieve zin (voldoende capaciteit) als in kwalitatieve zin (de juiste vaardigheden). We zijn een lerende organisatie, die zich doorlopend verbetert en ontwikkelt, inzet op vernieuwing én die voldoende wendbaar is om snel en adequaat te reageren op veranderingen en kansen die zich voordoen in de samenleving.
Amersfoort is de laatste jaren ook steeds verder gegroeid. Dat zien we terug in de opgaven en projecten waaraan we werken; een schaalsprong. Op bepaalde thema’s vraagt de samenleving bovendien een andere rol van de overheid. Dat betekent ook een verschuiving van kennis en vaardigheden van onze medewerkers. We zetten erop in om deze continu te ontwikkelen om zo tegemoet te komen aan de steeds veranderende vraag.
De huidige krapte op de arbeidsmarkt vraagt erom als aantrekkelijke werkgever te (blijven) investeren in de kennis en vaardigheden, ontwikkeling van eigen medewerkers en het werven van nieuwe en diverse talenten. Ook voor ons als gemeente is het steeds lastiger om voldoende en goed gekwalificeerd personeel te vinden. De eigen gemeentelijke uitvoeringskracht is een kritisch aandachtspunt, gezien de opgaven waarvoor wij staan. Denk alleen al aan de werkzaamheden die per direct moeten worden opgepakt, zoals in 2020 de coronacrisis en nu de extra opvang van vluchtelingen. Kennisbehoud en ontwikkeling, inzetten op datagericht werken, brede (duurzame) inzetbaarheid en meer diversiteit in het personeelsbestand zorgen ervoor dat we beter in staat zijn om de complexe vraagstukken van de stad op integrale wijze aan te pakken.
Maar ook de groei van de stad leidt simpelweg tot meer werk voor de gemeente, waarbij de handen en ons organisatievermogen zijn achtergebleven. Daar komt nog bij dat wij actief willen investeren in de toekomst van Amersfoort. Ook daarvoor is extra slagkracht nodig, die deels al in het coalitie-akkoord is voorzien. Daarom stellen wij in deze begroting voor om een bedrag van € 6 miljoen structureel beschikbaar te stellen om daarin een flinke slag te maken, onze dienstverlening op peil te houden en de opgaven in deze begroting te kunnen oppakken. Met de Kadernota volgend jaar volgt mogelijk nog een extra impuls – denk bijvoorbeeld aan het op orde krijgen van de regionale samenwerking, die steeds belangrijker wordt om onze maatschappelijke opgaven van een adequaat antwoord te voorzien.
De groei van de stad, de steeds complexere vraagstukken, de verandering van werk (mede ook door verdergaande digitalisering) en de toegenomen krapte op de arbeidsmarkt zorgt ervoor dat scherpere keuzes maken, focus en prioritering nog meer van belang worden om medewerkers gezond en inzetbaar te houden en de ambities en doelen te kunnen realiseren.
We werken aan de ‘strategische personeelsplanning’ en herijken ons personeelsbestand zo cyclisch. In de begrotingsperiode 2023-2026 zetten we dit voort.

Inclusieve organisatie – we gaan voor divers talent
In maart 2021 is het beleidskader Amersfoort Inclusieve Stad 2021-2026 vastgesteld door de gemeenteraad. Amersfoort is een diverse stad, waar iedereen op zijn eigen manier mee moet kunnen doen. In het verlengde daarvan willen wij een diverse en inclusieve werkgever zijn (‘practice what you preach’). We hebben de overtuiging dat een divers personeelsbestand met een verscheidenheid aan perspectieven en talenten, bijdraagt aan vernieuwing, innovatie en de effectiviteit van onze organisatie.
Recent is de beleidsnotitie “Inclusieve organisatie 2022 – 2026” vastgesteld. Vanuit dat kader werken we de komende jaren aan een organisatie waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt, waar verschillende talenten en perspectieven worden gezien én benut.

Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie
Om een betrouwbare en integere organisatie te kunnen zijn, vragen we van onze medewerkers alertheid in het dagelijkse handelen. Alle medewerkers ontvangen vóór aanvang van een dienstverband ons integriteitsbeleid “Zo zijn onze manieren”. Hierin zijn duidelijke richtlijnen en afspraken vastgelegd. Bij aanvang van het dienstverband tekent elke medewerker een integriteitsverklaring. Tijdens de introductiedag voor nieuwe medewerkers is integriteit een belangrijk onderdeel van het programma.
Themabijeenkomsten over integriteit en ongewenste gedragsvormen vinden in verschillende afdelingen plaats om bewustwording te blijven stimuleren. We trainen onze medewerkers ook om te komen tot morele oordeelsvorming in de dagelijkse praktijk. Als zich dilemma's voordoen, dan houden we een moreel beraad om met een groep mensen te komen tot het juiste handelen in de gegeven situatie.
Er zijn twee gecertificeerde interne vertrouwenspersonen in de organisatie, daarnaast is er een externe vertrouwenspersoon aan onze organisatie verbonden. De intranetpagina’s over integriteit, ongewenste gedragsvormen en meldprocedures worden regelmatig geactualiseerd en onder de aandacht van de medewerkers gebracht door de coördinator vertrouwenspersonen.

Informatievoorziening
Over de stabiliteit, continuïteit en veiligheid van onze technische voorzieningen mogen geen discussies zijn: het gevraagde kwaliteitsniveau is hoog. Mede als gevolg van het sterk toegenomen thuis werken, maar ook kwaliteitseisen vanuit wet- en regelgeving werken we voortdurend aan passende en technische maatregelen ter voorkoming of beperking van incidenten en kwetsbaarheden. De transitie naar een 'datacenter luw stadhuis' is inmiddels ook ingezet: cloud heeft onze voorkeur.
Zowel in het coalitieakkoord, bepaalde wetgeving en eigen ambities zien we dat datagericht werken niet meer is weg te denken uit de beleidscyclus. We willen blijven werken aan nieuwe manieren waarop data helpen bij het maken van beleid dat bijdraagt aan maatschappelijke doelen. In 2023 zullen we een visie digitale stad schrijven, specifiek hoe deze zich verhoudt tot deze doelen en de informatiesamenleving.

Digitalisering / informatiesamenleving
We bevinden ons midden in het digitale tijdperk. De kansen die dit biedt zijn groot, maar het vraagt zowel politieke als organisatorische keuzes om ervoor te zorgen dat we hiervan gebruik kunnen maken. Amersfoort heeft een prima uitgangspositie en de urgentie is hoog. Willen we dat alle Amersfoorters van de mogelijkheden kunnen profiteren dan moeten we als gemeente vaart blijven maken. De openbare ruimte in de stad wordt steeds meer digitaal. Daarbij is het de vraag hoe wij ons als gemeentelijke organisatie verhouden bij de ontwikkeling en beheer van de digitale infrastructuur en voor het dataverkeer. In het coalitieakkoord 2022-2026 is de ambitie uitgesproken om te zorgen voor een toegankelijke en veilige fysieke stad. Maar is dat hetzelfde voor een digitale stad? Inwoners van Amersfoort zullen in ieder geval van de gemeente verwachten dat wij op een zorgvuldige en ethisch verantwoorde manier met digitale infrastructuur omgaan. Digitalisering draagt ook bij aan de economische ontwikkeling, het vestigingsklimaat voor ondernemers en de persoonlijke ontwikkeling van inwoners. Ons uitgangspunt hierbij is dat we een gedeelde verantwoordelijkheid hebben voor de veiligheid van de digitale infrastructuur in de openbare ruimte.

Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid
Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) officieel ingegaan . De Woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. Zo krijgt iedereen meer inzicht in het handelen van de overheid. De implementatie van de Wet open overheid is een traject van meerdere jaren. Voor actieve openbaarmaking staat vijf jaar en acht jaar voor de gehele informatiehuishouding. In de eerste periode van implementatie hebben we samen met de Raad een zestal actiepunten gemarkeerd.
De implementatie van de Woo zien wij als een groeimodel. Uw Raad is over de wetgeving, voorbereiding, implementatie en het bestuurlijke traject geïnformeerd via de raadsinformatiebrief 2022-014 en tijdens de informatieronde op 24 mei 2022 . In het hoofdstuk bedrijfsvoering zijn de doelen en activiteiten samengevat.

Compliance en governance
Toezichthouders in Amersfoort hebben een onafhankelijke rol in de organisatie. Dit betreft de functionarissen voor informatiebeveiliging, gegevensverwerking en het archief. Ook de functionarissen voor privacy en concern control spelen binnen het toezicht een belangrijke rol. Hiermee wordt toegezien op de compliance en governance van de gemeentelijke informatievoorziening: de toepassing, werking en naleving van beleid, kaders en richtlijnen. We werken aan manieren om toezichtinformatie toegankelijk(er) te maken om daarmee de implementatie en naleving van wet- en regelgeving mogelijk te maken en zoveel mogelijk te vereenvoudigen. Naast het interne toezicht werken we ook aan publieke controle; bijvoorbeeld in het kader van een algoritme register . Dit pakken we op samen met VNG en andere gemeenten.

Rechtmatigheidsverantwoording
Tot op heden verstrekt onze externe accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheids-verantwoording zal dit wijzigen. Vanaf dat moment geeft het college van B en W een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.
Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is op 31 mei 2022 aangenomen door de Tweede Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van dit wetsvoorstel. De behandeling van de Eerste Kamer is naar verwachting nog in 2022 en daarmee het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf verslagjaar 2023.
Na definitieve invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zullen een aantal zaken wijzigen in de verantwoording door middel van de paragraaf bedrijfsvoering. Het college zal in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting geven op alle financiële afwijkingen, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende regelingen worden eveneens opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.